ECM - Electronic Content Management

Im entscheidenden Moment das richtige Dokument zu finden, vor allem, wenn man es nicht selbst abgelegt hat, wird oft zur zeitintensiven Herausforderung.

Rechnungen, Angebote, Briefe, Aktennotizen und Pläne - die Dokumentenflut in Ihrem Büro nimmt kein Ende - der Papierberg wird täglich höher. Abhilfe ist nur bedingt möglich, da der Gesetzgeber für bestimmte Dokumente verbindliche und teilweise sehr lange (bis zu 10 Jahren) Aufbewahrungsfristen vorschreibt.
Schneller finden - mehr Wissen

Im Informationszeitalter, ist das schnelle Auffinden von Informationen ein unternehmenskritischer Wirtschafts- und Wettbewerbsfakor geworden - das Verwalten und Finden zum einem ernst zu nehmenden Kostenfaktor.

Daher ist es um so wichtiger, gerade in diesem Bereich bei steigenden Zugriffsmöglichkeiten, Zeit und Kosten zu sparen. Ein effizientes Business ist heute mit elektronischem Dokumentenmanagement, Überführung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente und Workflowlösungen möglich.

 

Workflow der Weg zur digitalen Dokumentensteuerung

Ein Großteil der heute in den Unternehmen verarbeiteten Informationen in Geschäftsprozessen stammt noch immer aus Papierquellen. Effizienter Workflow entsteht erst durch Digitalisierung der Papierdokumente, Verknüpfung mit anderen elektronisch verfügbaren Daten und Zustellung dieser Informationen an die richtige Person zur richtigen Zeit.

Ein Workflow lenkt digitalisierte Dokumente regelbasiert durch ihr Unternehmen. Hierbei werden ihre Geschäftsprozesse dem Regelwerk zu Grunde gelegt. Workflows können in verschiedensten Bereichen zum Einsatz kommen.

  • Eingangsrechnungsprüfung
  • Urlaubsanträge
  • Mahnungsbearbeitung
  • Qualitätsmanagement
  • Postverteilung und Bearbeitung
  • Prüfung von Messprotokollen in der Qualitätssicherung
  • ...

Interessante Anwendungsmöglichkeiten finden sie hier.

 

Schnittstellen

Acriba-Schnittselle

Der Kooperationsvertrag zwischen acriba und networking concepts wurde mit dem Ziel geschlossen, acriba-Kunden eine Prozessoptimierung durch die Einführung eines modernen ECM-Systems anbieten zu können. Hierzu wurde eine Schnittstelle erarbeitet die mittlerweile in der 2. Generation existiert.

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Klingelnberg-Schnittstelle

In Zusammenarbeit mit der Klingelnberg Gruppe, dem weltweit führenden Anbieter in der Entwicklung und Fertigung von Kegelradmaschinen, Messmaschinen für Verzahnungen und rotationssymmetrische Bauteile wurde eine Schnittstelle zur Archivierung und Bewertung von Messprotokollen entwickelt.

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Zugferd-Schnittstelle

Für unseren Eingangsrechnungsworkflow haben wir eine Zugferd-Schnittstelle entwickelt. Über diese Schnittstelle lassen sich Eingangsrechnungen im Zugferdformat automatisiert im Workflow verarbeiten. Je nach Informationsgehalt der Zugferddaten können hier Kontierungstabellen gefüllt, Blindbuchungen vorgenommen und Prüfungen voll- oder teilautomatisiert durchgeführt werden.